[HR Insight] 회의적인 회의가 아닌, 실행으로 연결되는 회의 만들기

'회의'란 두 명 이상의 사람이 모여 어떤 주제에 대해 논의하는 것으로, 구조화된 업무를 만드는 데 꼭 필요한 도구이다.

 회의는 모두를 한 방향으로 이끄는 힘이며 조직에서 중요한 의사소통 및 의사결정이 이루지는 방식이다. 또한 구성원 간 상호 작용을 통해서 생각, 경험, 지식, 이해를 전달하고 습득하도록 돕는다. 따라서 회의는 위기상황의 극복이나 신사업 개발 시 많이 활용되며 전체 목표를 달성하는 데 최적의 방법이라고 할 수 있다.

 

회의의 문제점

 지난 2019년 콘페리가 직장인 2,000명을 대상으로 진행한 회의 관련 설문조사에 따르면 직장인의 67%가 '회의에 너무 많은 시간이 소요되어 업무에 지장을 받은 경험이 있다.'고 한다. 또한 직장인들이 일주일에 평균 3.7회 회의를 진행하는데 이 중에서 1.8회가 불필요한 회의였다고 생각한다는 통계나, 수직적인 회의, 흐지부지한 회의, 비효율적인 회의로 인해 회의문화에 불만족한다는 통계 등을 보면 회의에 문제가 있다고 볼 수 밖에 없다. 

 

 그렇다면 회의를 주최하는 사람도 회의에 문제가 있다는 것을 알고 있을까? 1300명이 넘는 임원들을 대상으로 한 전화설문조사에서, 응답자의 79%가 자신이 주관한 회의가 '최고로' 또는 '매우 생산적'이라고 답했다. 다른 사람이 주관한 회의에서는 56%만이 같은 대답을 했다. 회의가 잘 진행된다고 여기는 리더는 피드백을 요청하거나 개선의 기회를 찾으려 들지 않는다. 그 결과 참석자들이 가지게 되는 불만사항은 개선되지 않은 채, 불만과 참여도가 떨어지는 문제는 계속 남는다.

 

 이런 비효율적인 회의를 진행하다보면 임금, 기회비용, 효율비용뿐만 아니라 구성원들의 사기저하와 같은 조직적 비용까지 발생시킨다. 회의에 대한 만족은 직무만족도 전반에 영향을 미치며 직무태도 및 워라밸에 반영되고, 이직 의도와 같은 장기적인 결정에도 영향을 미칠 수 있다.  

 

회의 질을 높이기 위한 방법

(1) 회의를 구체적으로 준비해라

 회의의 질을 높이기 위해서는 회의 준비부터 구체적으로 진행해야 한다. 먼저 회의를 소집하기 전에 회의를 소집해야 하는 명확한 이유와 이 회의에서 성취할 수 있는 목표를 정의하는 프로세스를 구축해 회의가 효율적으로 이루어질 수 있도록 해야 한다. 회의는 크게 의사결정 회의, 아이디어 도출 회의, 의사소통을 위한 진행관리 회의, 정보전달 회의로 구분될 수 있는데, 이 중 정보전달 회의는 최대한 지양해야 한다. 정말로 회의가 필요한 상황인지, 다른 방법으로 정보를 전달해도 목적을 이룰 수 있진 않은지, 관습적으로 회의를 하고 있진 않은지 확인해야 한다. 

 

 또한 회의 안건을 사전에 공유하는 것이 중요하다. 회의에 참석한 구성원들이 왜 이 회의를 해야 하는지, 어떠한 목적인지에 대해 알 수 있는 안건을 준비해서 알려줘야 한다. 우리 조직에서 진행하는 회의의 종류는 무엇이고, 어떠한 과정과 형태로 진행하는지 파악해 불필요한 요소를 없애고 효과적으로 회의를 할 수 있는 방안이나 조직 회의 룰을 확립해 전달하면 더욱 효과적이다.

 

(2) 회의 리더십을 함양해라

 리더가 회의를 어떻게 진행하느냐에 따라 회의 효과와 참여자의 만족도가 달라질 수 있다. 리더의 첫 번째 임무는 참석자들 간에 존재감을 높이는 것이다. 그룹이나 개인의 성과를 인정하거나, 사전에 합의된 규정을 지켜 달라고 말함으로써 참석자들에게 '회의의 가치'를 상기시키는 것은 좋은 방법일 수 있다. 이러한 전략들은 참석자들에게 환영받는다는 느낌을 주고, 안건을 해결할 준비를 하도록 돕는다.

 

 회의가 시작되면 리더는 질문하고, 다른 사람의 참여를 유도하고, 적극적으로 경청하고, 갈등을 중재하는 관리자의 마음가짐을 가져야 한다. 또한 회의에서 도출한 의사결정 사항들을 정리해 분명한 회의 결과가 도출될 수 있도록 주도해야 한다. 리더는 참석자들이 회의에 적극 참여하도록 유도해야하는데, 이를 위해서 다양한 방법이 사용될 수 있다.

 

• 각 안건마다 시간을 할당해서 '발언 시간'이 공평하게 보장되는지 확인하기
• 아이디어에 대한 관심도를 알아보고자 한다면, 참석자들에게 손을 들어 달라고 요청하기
• '브레인라이팅'을 통해 다른 사람의 생각을 듣지 않고 아이디어를 떠올릴 수 있도록 하기
• 익명성이 필요하다면 휴대전화를 이용한 여론조사를 실시하고, 집계 결과를 공유하고 토론하기

(3) 회의 과정을 되돌아보기

 참석자들의 행동, 대화의 흐름, 논의된 내용 등에 대해 회의가 끝난 뒤 몇 분 간 검토시간을 가지는 것은 더 나은 회의를 위한 도움이 된다. 참석자들의 주의가 산만하지는 않았는지, 잡담을 나누지는 않았는지, 발언이 한 두명에게 치우치지는 않았는지, 토론이 엉뚱한 주제로 빗나가지는 않았는지 등 다양한 평가 기준을 가지고 회의를 되돌아봐야 한다. 

 

 더불어 회의 참석자들의 의견을 듣는 것도 중요하다. 직접 만나서 솔직한 피드백을 구하거나, 측정할 수 있는 지표들을 활용해 참석자들의 태도를 측정할 수 있다. 회의에서 가장 잘 진행된 부분은 무엇인지, 개선이 필요한 사항은 무엇인지, 제안하고 싶은 사항은 무엇인지를 회의 참석자들에게 물어본다면 다양한 피드백을 받을 수 있다.

 

(4) 기업 고유의 회의문화를 구축하기

 독일의 심리학자 컬트 레빈은 조직변화의 3단계로 '해빙(Unfreeze) → 변화(Change) → 재동결(Refreeze)'을 제시했다. '해빙'은 조직변화 준비 단계로, 구성원들이 변화의 필요성을 인식하고 저항하지 않으며, 협조할 수 있도록 유도하는 단계이다. '변화'는 다양한 기법으로 변화를 시도하는 단계이고, '재동결'은 변화가 안정적으로 조직 내에 자리잡게 하기 위해 변화를 지원하고 강화시키는 과정이다. 

 

이를 회의문화에 적용하면 다음과 같다.

• 해빙 : 회의에서 낭비되고 있는 부분, 변화해야 하는 부분이 무엇인지 확인해야 한다.
• 변화 : 변화하고자 하는 회의문화를 전파하고 변화할 수 있도록 지원한다.
• 재동결 : 구축한 회의문화를 내재화해 조직문화로 정착해야 한다.

💡Opinion

 대학생이 되고 나서부터 학과 특성상 모든 과목에 회의가 포함되었다. 회의 참여도 해보고, 진행도 해보면서 회의 진행자가 자신만의 확고한 회의 진행 방법이 있어야 회의가 효율적으로 진행될 수 있다고 생각한다.

 

 필자는 회의에서 회의 참석자들에게 미리 안건을 알려주고 그것에 대해 생각해오는 것이 가장 중요하다고 생각한다. 회의를 시작하고 안건을 알려주면 그 자리에서 아이디어를 생각해내는 것이 어렵기 때문에 다음 회의로 안건을 넘긴 것을 경험한 적이 몇 번 있었다. 필자는 이것이 시간 낭비라고 생각해서 회의를 진행하기 전에 꼭 안건을 회의 참석자들에게 알려주려고 노력하고 있다. 이것은 회의 진행 중 쓸데없는 시간을 줄여주고, 회의의 효율성을 높일 수 있을 것이다.

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※ 해당 포스팅은 HR Insight의 2023년 2월호 기사를 재편집하였습니다.

기사 전문은 HR Insight 홈페이지에서 확인하실 수 있습니다.

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